Danh mục sản phẩm

HƯỚNG DẪN SỬ DÙNG PHẦN MỀM CHẤM CÔNG MITACO 2012 V2

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM CHẤM CÔNG MITACO 2012 V2


I. CÀI ĐẶT PHẦN MỀM

 Download phần mềm Mitaco tại đây:

II. KHAI BÁO MÁY CHẤM CÔNG:

Tùy vào các model của máy chấm công mà có các thông số khai báo khác nhau.

Vào menu Máy Chấm Công => Khai báo máy chấm công. 

khai-bao-may-cham-cong

Nhân nút dấu + để khai báo 1 máy chấm công mới. 

khai-bao-may-cham-cong-moi

Tên máy: Nhập tên của máy chấm công VD: MCC

Kiểu kết nối:

  • RS232/RS485: kết nối từ máy tính tới máy chấm công qua cổng COM.
  • TCP/IP: kết nối với máy chấm công qua công mạng (RJ45), chỉ cần dung mạng nội bộ không cần kết nối Internet (LAN).

Loại máy:

o    Màn hình B&W: máy chấm công màn hình trắng đen.(trên bàn phím có phím Menu)

o    Màn hình TFT: máy chấm công màn hình màu. (thường Model máy có chữ C cuối như X628C, 4000TID-C, U160C, 6868, 3979C….trên bàn phím có phím M/Ok)

o    PasswordMật khẩu kết nối với máy chấm công, mặc định là 0. Nếu thay đổi thành một giá trị khác giá trị trên máy chấm công thì sẽ không kết nối tải dữ liệu từ máy chấm công được.

o    ID máy: mã ID máy chấm công để phân biệt nếu công ty có nhiều máy chấm công, trường hợp công ty chỉ dùng 1 máy chấm công thì không cần quan tâm mục này.

o    Địa chỉ IPĐịa chỉ để kết nối tới máy chấm công qua cổng mạng, mặc định là 192.168.1.201. Trường hợp lớp mạng máy tính trong công ty khác lớp mạng trên máy chấm công thì phải cài đặt lại địa chỉ IP trên máy chấm công cho phù hợp mới kết nối và lấy dữ liệu từ máy chấm công về máy tính được.

o    Địa chỉ webLà địa chỉ để kết nối với máy chấm công qua giao thức mạng INTERNET. 


Sau tất cả những chọn lựa phù hợp với model máy nhấn nút SAVE để lưu lại.

III. ĐĂNG KÝ MÁY CHẤM CÔNG.

Đối với mỗi Máy Chấm Công (MCC) muốn kết nối tải dữ liệu lên xuống giữa MCC với Máy Tính (PC) qua cổng cable Mạng hay cable COM thì phải đăng ký MCC.

Các bước thực hiện đăng ký MCC

Vào Menu Máy Chấm Công => Đăng Ký Máy Chấm Công sẽ thấy cửa sổ giao diện như bên dưới.

dang-ky-mcc

* Kiểu kết nối: - Kết nối USB : Cổng USB

                         - Kết nối TCP/IP: Cổng Mạng (RJ45)

                         - Kết nối RS232/RS485: Cổng COM.

 * Địa chỉ IP: Nhập đúng địa chỉ IP trên máy chấm công, mặc định là 192.168.1.201, địa chỉ này được thay đổi tùy theo lớp mạng của Công ty lắp đặt máy.

 * Địa chỉ web: Dùng cho những Máy Chấm Công áp dụng giao thức NAT (lấy dữ liệu từ xa qua mạng Internet).

 * Port: Cổng lấy dữ liệu từ Máy Chấm Công. Mặc định là 4370

 * Số Sêri: Sau khi chọn các thông số phù hợp, nhấn nút Kết Nối để kết nối với Máy Chấm Công. Khi kết nối thành công (có tín hiệu mạng) thì Số Sêri sẽ tự động xuất hiện.

Số đăng ký: sau khi có số Serial phải nhập số đăng ký để đăng ký sử dụng Máy Chấm Công. Số đăng ký được ghi trên nhãn đĩa phần mền gửi kèm theo máy khi mua.

Sau khi nhập số đăng ký xong nhấn nút Đăng Ký để hoàn thành thao tác đăng ký sử dụng máy. 

dang-ky-may-cham-cong

 dang-ky-may-cham-congIV. KẾT NỐI MÁY CHẤM CÔNG:

Ở màn hình chính ta làm như sau: bấm chuột vào (menu) Máy chấm công chọn Kết nối máy chấm công.

ket-noi-may-cham-cong

 Màn hình kết nối máy chấm công sẽ xuất hiện (hình dưới) 

ket-noi-1

Chọn máy cần kết nối nhấn Kết nối (nếu kết nối thành công thì dòng chữ màu đỏ sẽ thông báo là đang kết nối với máy đó, còn không kết nối được thì sẽ báo là kết nối không thành công) 

ket-noi

Khi kết thành công thì 4 nút chức năng sẽ hiện lên:

- Tải dữ liệu chấm công: tải dữ liệu chấm công hay còn gọi là dữ liệu ra vào về máy tính

- Từ MCC => PC: tải nhân viên mới và dấu vân tay về máy tính. ( Lưu ý nếu trên phần mềm chưa có nhân viên nào thì bắt buộc phải tải nhân viên về trước rồi mới tải dữ liệu chấm công hay dữ liệu ra vào) .

- Từ PC => MCC: upload nhân viên từ phần mềm lên máy chấm công, xóa nhân viên trên máy chấm công. 

- Thông tin MCC: xem thông tin trên máy chấm công về số nhân viên, vân tay, dữ liệu trên máy chấm công,…..

* Từ MCC => PC:

mcc-pc

Bước 1 Bấm: Duyệt từ máy chấm công (để xem trên máy chấm công có bao nhiêu nhân viên mới)

tai-nhan-vien-tu-may-cham-cong

Nếu chấm công bằng vân tay thì phải check vào " tải vân tay".

Sau khi bấm Duyệt từ máy chấm công, nếu có nhân viên mới (bảng bên phải), ta tiếp tục nhấn Cập nhật để tải nhân viên từ máy chấm công về phần mềm

Bước 2: Sau khi tải xong nhân viên từ máy chấm công về máy tính, ta tiếp tục Tải dữ liệu chấm công (dữ liệu vào ra).tai-pc-mcc

Click vào nút: Tải về máy tính (tải dữ liệu ra vào của nhân viên về máy tính) 

pc-mcc

Bước 3: Thay đổi tên nhân viên trên máy tính

Vào Dữ liệu -> Quản lý nhân viên

quan-ly-nhan-vien

Đổi tên tại mục dấu đỏ.

* Từ PC => MCC (upload nhân viên và dấu vân tay lên máy chấm công).

pc-mcc

tu-pc-mcc

Click chọn vào nhân viên muốn upload lên máy chấm công. hoặc bấm Chọn tất cả

chuyen-xuong-mcc

Bấm chọn những nhân viên muốn up lên máy chấm công và bấm Chuyển xuống

tai-van-tay-chuyen-xuong-mcc

Check vào Tải vân tay, nếu chỉ up tên lên máy chấm công thì không cần phải check vào tải vân tay. Bấm Tải lên máy chấm công

TẠO SƠ ĐỒ CÔNG TY:

1. SƠ ĐỒ QUẢN LÝ: 

so-do-quan-ly

Dữ liệu => Sơ đồ quản lý.

Sơ đồ quản lý: cho phép bạn tạo sơ đồ quản lý cho công ty (cây thư mục).      

cay-thu-muc

Công ty: đặt tên công ty

Nhập tên công ty và cập nhật.

dat-ten-cong-ty

Khu vực: là dưới công ty 1 cấp (ví dụ như có 2 khu vực: SẢN XUẤT và VĂN PHÒNG). Nhấn vào Thêm mới đánh chữ VAN PHONG ấn Cập nhật

sx-vp

Phòng ban: dưới khu vực 1 cấp (ví dụ như có phòng ban HÀNH CHÍNH nằm trong khu vực VĂN PHÒNG).

hanh-chanh

2. QUẢN LÝ NHÂN VIÊN

quan-ly-nhan-vien

Muốn cho nhân viên vào phòng ban nào, click đánh dấu vào tên đó rồi bấm nút Chuyển nhân viên vào phòng ban mình mong muốn. 

chuyen-nhan-vien

3. PHÂN QUYỀN: để bảo vệ dữ liệu của phần mềm khi đăng nhập vào phần mềm yêu cầu password, bạn làm như sau. 

phan-quyen

(Menu) Dữ liệu Phân quyền. Nhấn Thêm mới chọn người để phân cấp Chủ quản 

chu-quan

Nhập mật mã (2 lần) và check vào hết 4 dấu check và Cập nhật (chúng ta có thể tạo nhiều người quản lý).

4. XÓA DỮ LIỆU CHẤM CÔNG: đây là chức năng cho phép bạn xóa dữ liệu trên phần mềm, từ ngày nào đến ngày nào.

xoa-du-lieu-may-cham-cong

(Menu) dữ liệu => Xóa dữ liệu chấm công.

xoa-thanh-cong

Màn hình xóa dữ liệu chấm công trên phần mềm.

Nhập từ ngày đến ngày muốn xóa dữ liệu và thực hiện.

CÁC BƯỚC CÀI ĐẶT CA LÀM VIỆC VÀ GIỜ CHẤM CÔNG.

Bước 1. Các khai Báo Hệ Số

Vào Menu Chấm Công => Khai Báo => Hệ Số Chấm Công (Nếu máy không có sẽ bỏ qua mục này). 

he-so-cham-cong

Khi tính công và in ra báo cáo hàng tháng, phần mềm sẽ tự động nhân các giá trị hệ số tương ứng với giờ công làm việc của nhân viên.

Bước 2. Khai lịch trình Vào Ra.

khai-bao-lich-trinh-vao-ra

Lịch trình vào ra là lịch bắt giờ chấm vào hay chấm ra của nhân viên để tách ca làm việc. Một ngày một nhân viên có thể chấm công nhiều ca làm việc khác nhau, để tách các ca làm việc là dựa vào phần khai báo lịch trình Vào ra nên phần này rất quan trọng.

lich-trinhThêm mới: để thêm mới bất kỳ một lịch vào ra thì việc đầu tiên là phải nhấn nút Thêm Mới (nếu quên bước này khi lưu dữ liệu phần mềm sẽ báo lỗi).

lich-trinh-hanh-chanh

Nếu lịch trình làm việc giờ Hành Chánh ta có thể đánh HC rồi ấn Lưu, nếu có lịch trình khác ta làm bước tương tự Thêm mới.

Lưu: sau khi thiết lập các thông số phù hợp với việc chấm công tách ca làm việc, phải nhấn lưu để lưu lại những thay đổi đó.

Xóa: khi thiết lập lịch vào ra không đúng hay vì một lý do nào đó mà muốn xóa bổ lịch trình vào ra thì nhấn nút này.

CHÚ THÍCH CÁC PHẦN TRONG LỊCH TRÌNH

Chọn từ máy: là cách thức chấm công mà để phân biệt giờ vào ca hay ra ca thì nhân viên phải nhấn chọn trạng thái là Vào hay là RA trên máy chấm công trước rồi sau đó mới tiến hành chấm công. 

chon-tu-may

Tự động: Nếu thời gian giữa 2 lần chấm công là lớn hơn Thời Gian Nhỏ Nhất thì khi tính công phần mềm sẽ lấy giờ chấm công lần đầu là vào ca, lần chấm tiếp theo là ra ca, lần chấm tiếp theo nữa là vào ca khác và cứ tiếp tục như vậy. 

chon-tu-dong

Phân theo giờ: Quy định từ giờ nào chỉ được chấm vào ca và từ giờ nào mới được chấm ra ca, nếu chọn cơ chế tính công là Phân Theo Giờ thì phài có bước khai báo giờ chọn vào ra.

phan-theo-gio

Theo ID máy: Trường hợp công ty lắp đặt nhiều máy chấm công. (VD: Các Máy Chấm Công có ID lẻ là chỉ dùng riêng cho việc chấm vào ca, Máy Chấm Công có ID chẵn dùng riêng cho việc chấm công ra ca).

theo-id

Thời gian nhỏ nhất: Khi nhân viên chấm công bắt đầu giờ làm việc, có thể vì một lý do nào đó người này quên rằng mình đã chấm công hay chưa thì trong khoảng thời gian nhỏ nhất này người nhân viên đó có thể chấm công lại mà khi tính công trên phần mềm sẽ chỉ lấy một giờ chấm sớm nhất làm giờ vào ca. Các giờ chấm công khác trong khoảng này phần mềm sẽ bỏ qua. 

thoi-gian-nho-nhat

Thời gian lớn nhất: Là tổng thời gian làm việc lớn nhất cho phép của một ca làm việc, nếu lấy giờ chấm Ra ca trừ giờ chấm Vào ca mà có số phút nhỏ hơn Thời Gian Lớn Nhất thì 2 lần chấm đó được tính là 1 ca làm việc. Còn nếu giờ chấm Ra ca trừ giờ chấm Vào ca mà lớn hơn khoảng này thì phần mềm sẽ tách 2 lần chấm đó thành 2 ca làm việc khác nhau.thoi-gian-lon-nhat

Khoảng giờ giữa hai cặp Vào Ra: Là khoảng thời gian giữa lần chấm ra ca trước và lần chấm vào ca tiếp theo, áp dụng cho trường hợp nhân viên làm nhiều ca liên tiếp nhau.

vao-ra

Giờ đầu là VÀO, giờ cuối là RA trong một ngày: Trường hợp Công ty dùng máy chấm công kết hợp kiểm soát cửa thì một lần có thể chấm mở cửa nhiều lần nhưng khi tính công chỉ xét lần chấm công đầu tiên và lần chấm cuối cùng trong 1 ngày.

gio-dau-gio-cuoi

Một lần chấm công sau một ngày: Đối với những ca làm việc qua đêm thì giờ chấm vào là giờ của ngày hôm trước, giờ chấm ra là giờ của ngày hôm sau, nên ca này 1 ngày chỉ có 1 lần chấm công.

mot-lan-cham-cong

Loại bỏ giờ ra của ngày cuối tháng trước: Trường hợp ca làm việc qua đêm, thì giờ chấm công ra ca là giờ sáng của ngày hôm sau. Nên khi tính công phải loại bỏ khoảng giờ này, trong trường hợp không loại bỏ khoảng giờ này thì khi tính công, giờ ra này sẽ được xem là giờ chấm công vào của ca làm việc.

loai-bo-cuoi-thang

Bước 3. Khai báo ca làm việc.

Vào Menu Chấm Công=>Khai Báo=>Ca Làm Việc. Nếu khai báo mới ca làm việc phải nhấn Thêm Mới, rồi sau đó mới nhập các thông số rồi lưu lại.  khai-bao-ca-lam-viec

Chú Thích khi tạo ca làm việc:

Mã Ca: Nhập tên ca làm việc nên nhập gợi nhớ để dễ chỉnh sửa khi cần thiết. (VD Hành Chánh --> HC)

Giờ vào: Giờ chấm công Vào ca của nhân viên, mốc xác định số phút đi làm trễ.

Giờ ra: Giờ chấm công Ra ca của nhân viên để xác định số phút đi về sớm.

Giờ bắt đầu ăn trưa: Giờ bắt đầu nghỉ giải lao giữa ca làm việc (có công ty nhân viên không chấm công giờ này).

Giờ kết thúc ăn trưa: Là giờ kết thúc khoảng thời gian nghỉ giải lao giữa ca làm việc (có công ty nhân viên không chấm công giờ này)

Lưu ýGiờ bắt đầu nghỉ trưa và kết thúc nghỉ trưa chỉ có tác dụng tính ra tổng số giờ làm việc chính thức của 1 ca làm việc.

Tổng thời gian làm việc chính thức = Giờ Ra – Giờ Vào – (Kết thúc ăn trưa – Bắt đầu ăn trưa) 

Giờ xác định ca:

o    Bắt đầu vào - Kết thúc vào: Là khoảng thời gian cho phép nhân viên chấm công Vào ca làm việc. ( Nếu nhân viên chấm công Vào ca ngoài giờ này thì phần mềm sẽ không tính công, hoặc tính công bị sai ca).

o    Bắt đầu ra - Kết thúc ra: Là khoảng thời gian cho phép nhân viên chấm công Ra Ca làm việc. ( Nếu nhân viên chấm công Ra Ca ngoài giờ này thì phần mềm sẽ không tính công, hoặc tính công bị sai ca).

Công tính: Là số ngày công đạt được khi nhân viên chấm công đủ 2 lần vào ca và ra ca. (Một ngày 8 tiếng các công ty thường tính 1 công)

Xem chủ nhật như ngày thường: Nếu tính năng này thì ngày chủ nhật nhân viên vẫn chỉ được tính công như ngày thường.

Xem ngày lễ như ngày thường: (giống như mục xem chủ nhật như ngày thường)

Cho phép trễ: Là số phút mà nhân viên được phép chấm công sau giờ Vào ca mà khi tính công phần mềm không báo đi làm trễ.

Cho phép sớm: Là số phút mà nhân viên được phép chấm công trước giờ Ra ca mà khi tính công phần mềm không báo đi về sớm.

Nếu không có giờ ra thì tổng giờ là: (số phút) Trường hợp muốn áp dụng cho nhân chỉ chấm công vào, không cần chấm ra mà vẫn được tính công thì tổng thời gian được tính công là bao nhiêu tùy công ty.

Nếu không có giờ vào thì tổng giờ là: (số phút) Trường hợp muốn áp dụng cho nhân chỉ chấm công ra ca, không cần chấm vào mà vẫn được tính công thì tổng thời gian được tính công là bao nhiêu tùy công ty.

Tăng ca:

o    Trước giờ làm việc…phút: Nếu nhân viên chấm công vào ca làm việc sớm hơn giờ quy định Vào ca, và khoảng thời gian trước giờ làm việc đó được tính vào phần tăng ca không thì phải check vào mục này.

o    Sau giờ làm việc…phút: Nếu nhân viên chấm công ra ca làm việc sau giờ quy định Ra ca, và khoảng thời gian sau giờ làm việc đó được tính vào phần tăng ca thì phải check vào mục này.

(Số phút trước và sau giờ làm việc trong mục này là số phút tối thiểu mà nhân viên phải đạt được ngoài giờ ca chính thức thì mới được tính là có tăng ca).

o    Tổng giờ tăng ca đạt….phút thì trừ….phút: Trong trường hợp công ty có trừ thời gian nghỉ giải lao giữa khoảng kết thúc giờ làm việc hành chính và giờ tăng ca thì tổng thời gian tăng ca đạt bao nhiêu phút sẽ bị trừ, và tổng thời gian bị trừ là bao nhiêu.

VD: 17h00 là kết thúc giờ HC mà 20H00 nhân viên mới chấm công ra ca, tức là tổng thời gian tăng ca của nhân viên này là 3 tiếng. Nhưng thời gian nghỉ giải lao giữa khoảng kết thúc giờ HC và bắt đàu giờ tăng ca là 30p. Tức là tổng thời gian tăng ca chính thức được tính là 2,5 tiếng thì các thông số điền vào như sau: 

tang-ca

o    Giới hạn tăng ca mức một: Là số phút sẽ được nhân với hệ số tăng ca mức 1, nếu tổng thời gian tăng ca của nhân viên lớn hơn giới hạn này, thì khoảng thời gian lớn sẽ được tính sang hệ số tăng ca mức 2.

o    Giới hạn tăng ca mức hai: (giống như hệ số tăng ca mức 1)

o    Tính theo block: số phút đủ để tăng thời gian tăng ca.

VD: Tính theo Block 15: Tức là nếu nhân viên có tổng tăng ca là 103 phút thì chỉ được tính tăng ca 103/15 = 6 Block; 6 block = 90p. như vậy 13 phút lẻ không được tính.

Bước 4. Khai báo lịch trình cho ca làm việc.

lich-trinh(Với một Công ty có nhiều ca làm việc thì nhóm A có thể làm 3 ca, nhóm B có thể làm 4 ca, vậy nên phải tách lịch trình ca làm việc theo từng nhóm).

- Vô Menu Chấm Công => Khai Báo => Lịch Trình Cho Ca Làm Việc (Phải nhấn Thêm Mới trước khi nhập dữ liệu mới cho 1 lịch trình nếu không chương trình sẽ báo lỗi).

  • Để tạo 1 lịch trình mới, nhấn nút Thêm Mới, nhập tên lịch trình ( VD đây là HC) sau đó nhấn Lưu.

    lich-trinh-hanh-chanh

  • Tiếp tục nhấn nút Chọn ca tất cả để thêm các ca làm việc mà nhóm này được phép chấm công, có thể chọn tối đa cho 1 ngày là 10 ca làm việc.

VD: Chọn ca HC, BH, BV cho nhóm HC.

Nhấn Thêm mới, nhập tên lịch trình là HC, rồi nhấn nút Lưu để lưu tên lịch trình, sau đó nhấn nút Chọn ca tất cả 

lich-trinh-hanh-chanh-1

Click vào các ca làm việc mà nhóm này được chấm công sau đó nhấn Đồng ý

lich-trinh-hanh-chanh-2

Bước 5. Sắp xếp lịch trình cho nhân viên.


Menu Chấm công -> Sắp xếp lịch trình cho nhân viên.lich-trinh-nhan-vie

Gán ca cho nhân viên: 

gan-ca-cho-nhan-vien

Màn hình chính của bước sắp xếp lịch trình cho nhân viên. Khi mới tải nhân viên mới về phần mềm thì khi đến bước này tất cả nhân viên đều chưa sắp xếp (như hình). Chúng ta tiến hành sắp xếp như sau:

gan-ca-cho-nhan-vien-1

Để chuột tại danh sách nhân viên -> click phải -> Chọn tất cả (để chọn tất cả các nhân viên cần sắp xếp, nếu không chọn tất cả thì check vào những ô check ở phía trước những nhân viên cần sắp xếp). Sau khi chọn những nhân viên cần check để sắp xếp, ta bắt đầu chọn Lịch trình VÀO RA.

gan-ca-cho-nhan-vien-2

Ta chọn tiếp Lịch trình làm việc

gan-ca-cho-nhan-vien-3

Chọn xong lịch trình cho nhân viên xong ta nhấn nút Lưu sắp xếp.

gan-ca-cho-nhan-vien-4

Như vậy là bước 5: sắp xếp lịch trình cho nhân viên đã xong.

VII.    TÍNH CÔNG VÀ XUẤT BÁO CÁO.

1. Giờ chấm công: đây là phần thể hiện tất cả các giờ của nhân viên chấm trên máy chấm công mà máy chấm công nhận được. 

gio-cham-cong

(Menu) báo biểu => giờ chấm công.

bao-bieu-gio

Chọn từ ngày đến ngày muốn xem và chọn nhân viên (mặc định khi click vào phòng ban hoặc công ty thì sẽ phần mềm sẽ chọn từ nhân viên đầu đến nhân viên cuối, chúng ta có thể chọn 1 nhân viên để xem, bằng cách chọn nhân viên đó đến nhân viên đó).

Sau khi chọn xong cập nhật và khi phần mềm cập nhật xong (nhấn Excel để xuất báo cáo bằng excel).

2. Nhân viên hiện hành: để điểm danh nhân viên mỗi buổi đi làm, chỉ cần 1 lần chấm công trong ngày thì chương trình sẽ hiểu là bạn có đi làm. 

nhan-vien-hien-hanh

(Menu) Báo biểu: Nhân viên hiện hành

bao-bieu-nhan-vien-hien-hanh

Bấm nút Cập nhật để xem nhân viên nào đi làm, nhân viên nào vắng (X: có đi làm, V: vắng)

Sau khi bấm nút cập nhật xong, bạn có thể nhấn xuất ra file excel để xem tiện lợi hơn.

3. Tính công và in báo biểu: đây là chức năng cho phép bạn tính công làm việc của nhân viên trong 1 thời gian do bạn chọn, ở phần này bạn cũng có thể biết được thời gian đi trễ, vắng, thời gian tăng ca của nhân viên,…. 

tinh-cong-in-bao-bieu

(Menu) Báo biểu: Tính công và in báo biểu

tinh-cong

Chọn vào phòng ban có nhân viên muốn tính công (nếu tính công hết công ty thì chỉ cần click vào công) và chọn từ ngày đến ngày => chọn nhân viên => Tính công. Sau khi phần mềm tính công xong thì bạn có thể xuất ra file excel để xem chi tiết giờ công, ngày công của nhân viên,….

chi-tiet-0

MỘT SỐ BÁO BIỂU MẪU:

      Chi tiết 0: 

chi-tiet-0

     Chi tiết 2:

chi-tiet-2

    Thống kê tháng: 

thong-ke-thang

     Tổng hợp:

tong-hop

      Xuất lưới:

xuat-luoi

      Thống kê 0:

thong-ke-0